C целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом если законодательством РФ для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, то применяться должны именно они.
Согласно положениям п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ кассовый чек или БСО, сформированные при расчетах между организациями и (или) ИП с использованием наличных и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с реквизитами, указанными в п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, должны содержать:
- наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) ИП);
- ИНН покупателя (клиента);
- сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчетов за товар);
- сумма акциза (если применимо);
- регистрационный номер таможенной декларации (при осуществлении расчетов за товар) (если применимо).
При осуществлении указанных расчетов в чеке отражается информация как о продавце, так и о покупателе, то есть чек ККТ для подтверждения расходов организации должен обязательно содержать ее наименование и ИНН, кроме случаев прямо предусмотренных законодательством, например, при возмещении командировочных расходов.